Cuando se trata de documentar y organizar información para presentarla de manera sencilla y concisa nada mejor que un diagrama de flujo. Es por ello que este proceso es utilizado ampliamente en diferentes campos.
Algo relevante de los diagramas de flujo es que son muy versátiles, de tal manera que pueden ser realizado de distintas maneras. Esto, además de facilitar su elaboración, permite utilizarlos de la forma más beneficiosa, de acuerdo a la información que se quiera condensar.
Definición de diagrama de flujo
Podemos definir al diagrama de flujo como un proceso de representación gráfica utilizada para condensar información o datos. Esto con el objetivo de darlos a conocer posteriormente de manera concisa y fácil de comprender.
Debido a esto último, resulta una herramienta muy útil que permite visualizar mejor y entender las diferentes fases de un determinado proyecto. Lo que a su vez resulta beneficio a la hora de estudiar dicho proyecto, corregir errores en el mismo o hacerles mejoras.
Por lo general, los diagramas de flujo están compuestos por bloques rectangulares que contienen la información paso a paso de un proceso. Estos bloques a su vez, están conectados por flechas, de tal manera que hay una secuencia en la información.
Sin embargo, para la realización de diagramas de flujo también se pueden emplear figuras como óvalos, diamantes, círculos o cualquier otra. Lo importante es que los datos que se vacíen en el tengan la continuidad requerida para su fácil comprensión.
Ventajas de utilizar diagramas de flujo
Como ya te mencionamos los diagramas de flujo son muy utilizados en diferentes campos, porque resultan muy útiles en todo. Entre las ventajas que ofrece están las siguientes:
- Contribuye a una mejor planificación de los proyectos.
- Ayuda a visualizar gráficamente el desenvolvimiento de diferentes procesos y actividades.
- Permite detectar actividades que no son necesarias, lo que a su vez contribuye a distribuir equilibradamente el trabajo.
- Dentro de una organización, ayuda a cualquier persona a entender diferentes tipos de procesos.
- Contribuye a analizar problemas y en base a ello, generar mejoras o soluciones definitivas.
- Pueden ser utilizados como mecanismos de control en todo tipo de procesos para lograr una mayor organización y replanteamiento de actividades.
¿Cómo elaborar un diagrama de flujo?
Al observar un diagrama de flujo, te puede parecer que es un complicado hacerlo, pero no es así. Incluso personas sin conocimiento técnico los elaboran y utilizan constantemente. En algunas ocasiones lo hacen a mano, pero con mayor frecuencia se valen de programas como flowchart para ello.
En el caso específico de este software, ayuda a crear diagramas de flujo con solo unos clics. Para ello, se basa en funciones sencillas eliminado aquellas que resulten innecesarias. Además, ofrece diseños que hacen resaltar la información en sí, sin barras laterales o molestos íconos.
Ahora, ya sea que decidas hacer un diagrama de flujo a mano o en computadora, deberás seguir los mismos pasos. De esta forma te asegurarás de que resulte efectivo.
El primer paso es definir el objetivo y el alcance que quieres que tenga tu diagrama de flujo. Así como también a qué audiencia estará dirigido. Todo esto te permitirá identificar el elemento de entrada y salida de tu sistema. Es decir, cuál será su punto inicial y final.
Luego, investiga detalladamente sobre la información que quieres comunicar, pero trata de simplificarla a la hora de hacer tu diagrama. Seguidamente debes decidir la dirección en la dirigirás tu diagrama. Por lo general, es de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha.
Ahora viene el proceso de selección del leguaje que usarás. Se recomienda que sea uniforme, corto y directo, así será fácilmente comprendido. También debes elegir los iconos y colores con los que representarán cada uno de los elementos, para diferenciarlos.
Incluye los procesos y decisiones tanto de entrada como salida. Ya listo esto, te toca crear tu diagrama definitivo, que como ya te dijimos lo puedes hacer a mano o con un programa computarizado,
Cuando lo hayas finalizado, verifica la información que plasmaste en él y cada uno de los pasos que señalaste. Observa todo el proceso hasta asegurarte de que incluiste todos los datos importantes para lograr tu propósito. Verifica este último punto con las personas que participan en el proceso.